„SCHEMA ST4 ist eines der weltweit meist genutzten XML-Redaktionssysteme für die modularisierte Arbeitsweise in der Technischen Dokumentation.“

SCHEMA ST4 stellt dem Nutzer einen großen Funktionsumfang zur Verfügung: Inhalte modular erstellen, verwalten und publizieren in verschiedene Zielformate für Print und Web, Grafikbearbeitung, verschiedene Importschnittstellen,  automatisierbare Workflows, Übersetzungsprozesse und eine Reihe weiterer Möglichkeiten sind im SCHEMA Standard bereits enthalten und machen es zu einem flexiblen und multifunktionalen Werkzeug.

Für die Einführung von SCHEMA ST4 hat sich ein Vorgehensmodell bewährt, das folgende Leistungen beinhaltet:

• Systemintegration und Projektmanagement
• Proof of Concept
• Datenmigration
• Konfiguration
• Redaktionskonzept
• Anwendertraining und Coaching
• Full Service über das Projekt hinaus

Welche Schritte passen zu Ihrem Redaktionsprojekt? Unsere SCHEMA Experten beraten Sie gern >

Die Einführung eines Redaktionssystems erfordert Zeit. Zeit, die es häufig im Tagesgeschäft nicht gibt. Wir entlasten Sie und führen Sie durch den kompletten Einführungsprozess. So können Sie sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Die Einführung eines Redaktionssystems bedeutet in der Regel gewohnte Strukturen und Prozesse abzulösen, Veränderungen einzuführen und umzusetzen. Wir kennen diese Situation, auch in Bezug auf die betroffenen Anwender, und führen alle Beteiligten durch das Projekt, vom Kick-off bis zum Go-Live.

Neben der Führungsaufgabe übernehmen wir auch die technische Verantwortung: Als SCHEMA Silberpartner stimmen wir die IT-Voraussetzungen mit Ihnen ab, klären, welche SCHEMA-Lizenzen erforderlich sind, und führen die Systeminstallation durch, On-Premise oder als Cloud-Variante, auch mit First-Level-Support durch Dokuwerk Experten. Die ST4 Lizenzen können Sie bei Dokuwerk oder SCHEMA erstehen.

Im Rahmen eines Proof of Concept durchlaufen wir die wesentlichen Schritte zur Systemeinführung anhand einer exemplarischen Dokumentationserstellung in SCHEMA ST4. Typischerweise erstellen wir eine Musterdokumentation, anhand derer wir die typischen Prinzipien der Wiederverwendung, Modularisierung und des Variantenmanagements konzipieren und nachvollziehbar aufzeigen. Wir entwickeln eine erste Publikation und zeigen exemplarisch den Übersetzungsprozess auf. Das Ergebnis bildet auch die Grundlage für die Anwendertrainings und einen Redaktionsleitfaden.

In der Regel liegen Ihre Inhalte in proprietären Ausgangsformaten vor wie z. B. Microsoft Word, Adobe FrameMaker oder Adobe Indesign, etc. Wir sichten Ihre Dokumente und bereiten diese für einen Import vor. Zum Beispiel, indem wir Absatzformate bereinigen, um die Inhalte dann nach ST4 zu migrieren. Bei größeren Datenbeständen entwickeln wir ein Konzept zum teilautomatisierten Import mittels Skripten.

Veralteter Content, der z B. Inkonsistenzen enthält, Inhalte, die nicht der aktuellen Normung entsprechen oder die nicht strukturiert vorliegen, werden von uns überarbeitet. Das erspart Ihnen in späteren Projektphasen unnötige Nachbearbeitung. Das Vorgehen dazu stimmen wir mit Ihnen ab.

Für die Migration bestehender Übersetzungen nutzen wir den von SCHEMA ST4 vorgesehenen Übersetzungsprozess: Nach der Migration der Inhalte in der Ausgangssprache setzen wir auf ein von Ihnen bereitgestelltes Translation-Memory auf, um darüber den Übersetzungsprozess zu initialisieren.

SCHEMA ST4 bietet viele Möglichkeiten in der Organisation der Datenablage, der Modularisierung und Wiederverwendung. Wir zeigen Ihnen ganz konkret, welcher Weg dabei für Sie der sinnvollste und effizienteste ist. Dafür legen wir mit Ihnen fest, wie die Datenablage im Infopool erfolgen soll. Wir klären die Unterscheidungsmerkmale der Inhalte und auf welchem „Korn“ modularisiert wird.

Je nach Zielsetzung ist auch die Frage nach erforderlichen Metadaten von zentraler Bedeutung: Wenn ein Variantenmanagement umgesetzt werden soll, kann eine Vielzahl an Merkmalen in Gestalt einer hierarchischen Taxonomie erforderlich sein, die Inhalten zugewiesen werden müssen. Im Zuge des Proof of Concept identifizieren wir mit Ihnen diese Anforderungen und legen die Grundlage für ein Metadatenkonzept.

Neben der Systemkonfiguration muss auch eine Möglichkeit der Publikation angelegt werden. SCHEMA ST4 stellt dafür u. a. den Page Layout Designer bzw. den Online Media Designer zur Verfügung. Mit diesen mächtigen Funktionen legt man das regelbasierte Layout und das Dateiformat der zu publizierenden Dokumente fest: PDF, HTML, Word und weitere Formate.

Sind verschiedene Layouts erforderlich, richten wir ein Masterlayout ein. Auf dessen Grundlage leiten wir weitere Layouts ab, z. B. für unterschiedliche Seitenformate, Dokumentarten, OEM-Dokumente, etc. Das spart Zeit und Geld in der Erstellung und der künftigen Pflege bei erforderlichen Anpassungen. Wir richten diese Publikationsstrecken für Sie ein. Auf Wunsch schulen wir Sie in der Nutzung des Werkzeugs oder übernehmen für Sie die künftige Pflege der Publikationsstrecken.

Um das Redaktionssystem dauerhaft sinnvoll zu nutzen, ist es notwendig, die inhaltliche Erstellung zu standardisieren. Das bedeutet, dass eine Vielzahl von Festlegungen getroffen werden müssen. Neben der oben aufgeführten Konfiguration betrifft dies auch insbesondere redaktionelle und grafische Standardisierungen. Diese halten wir in einem Redaktionsleitfaden oder einem umfassenderen Redaktionskonzept fest. Dass die inhaltliche Standardisierung auf Grundlage der Methode Funktionsdesign erfolgt, ist für uns selbstverständlich.

Die angelegte SCHEMA ST4 Konfiguration und der erste Content in ST4 sind die ideale Basis für unsere Anwendertrainings. Sie arbeiten bereits während der Trainings an Ihren eigenen Inhalten. Wir erstellen spezifische Trainingsunterlagen, auf Ihre Systemkonfiguration angepasst. Und wir sind bei wichtigen Fragen z. B. zu Ihrem Redaktionsprozess an Ihrer Seite. Das entlastet Sie und alle künftigen ST4 Anwender Ihrer Redaktion.

Es wird nur selten gelingen, alle Anforderungen und Szenarien, die im Redaktionsalltag entstehen können, bereits im Training zu behandeln. Dafür eignet sich unser nachgelagertes Coaching. Wir stehen mit Rat und Tat zur Seite, wenn es um Detailfragen geht. Telefonisch oder Remote z. B. per Teamviewer unterstützen wir Sie und lösen mit Ihnen Ihre Fragestellungen.

Es liegt nahe, wenn wir für Sie SCHEMA ST4 eingeführt haben, dass wir Sie auch bei Supportfragen unterstützen. Dazu gehört die Softwarewartung mit Updates und den Jahresreleases. Wir bieten Ihnen übrigens auch dann Coaching und Support an, wenn Sie die Lizenzen bei SCHEMA direkt gekauft haben.

Neben Coaching und Support bieten wir Ihnen natürlich auch unser umfassendes Know-how in der Redaktion und Übersetzung an: Ein Team aus über 30 Mitarbeitern bestehend aus erfahrenen Technik-Redakteuren, Grafikerinnen und einem Übersetzungsteam bietet Ihnen Full-Service nach der Einführung.

Den SCHEMA CDS in Kürze vorzustellen ist kaum möglich, denn die Funktionen und Einsatzmöglichkeiten sind sehr vielfältig, hier nur die wesentlichen Merkmale:

Funktionen des CDS auf der Anwenderseite

Für die Nutzer des CDS-Portals bietet er unter anderem:

• tagesaktuelle Uploads aller Inhalte
• eine sogenannte Facettensuche, mit der Inhalte beliebig gefiltert werden können
• Bereitstellung der Inhalte auf PCs (Portal) sowie Windows-, iOS- und Android-Smartphones und -tablets (mit SCHEMA Reader)
• Offlinefähigkeit: Alle Inhalte können in der Reader App auch offline genutzt werden. Ein effizienter Download sorgt dafür, dass Inhalte auch ohne Internetanschluss bereit stehen. Sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist, werden Inhalte wieder aktualisiert.

Funktionen des CDS auf der Betreiberseite

Unternehmen, die den CDS einsetzen möchten, stehen Möglichkeiten zur Verfügung wie z.B.

• Benutzermanagement:
  über die Anmeldung eines Users kann definiert und somit vorgefiltert werden, welche Inhalte dem Nutzer angezeigt werden.
• Nutzeranalyse:
  Ein Webanalysetool trackt (anonymisiert), welche Inhalte gesucht oder aufgerufen werden – und, vielleicht noch wichtiger, welche nicht (was nicht selbstverständlich ist).
• Feedback:
  Über Feedback-Funktionen kann ein CDS-Nutzer Inhalte direkt bewerten oder auch Anmerkungen notieren, die an die Bereitsteller der Inhalte z. B. in ST4 zurückfließen. Eine Funktion, die auch hilft, Informationen noch besser zielgruppenspezifisch aufzubereiten.

Eine Hauptquelle für Inhalte, die über den CDS bereitgestellt werden sollen, ist der Content aus dem Redaktionssystem. Häufig sind jedoch diese Inhalte für eine facettierte Bereitstellung noch nicht ausreichend klassifiziert. Wir prüfen die vorhandenen Modularisierungskonzepte gegen die Anforderungen an CDS-Publikationen und passen diese gegebenenfalls an.

Für die sinnvolle Nutzung von Informationen im CDS müssen diese zunächst „intelligent“ gemacht, also mit Metadaten angereichert werden, um die Verteilung im CDS darüber zu automatisieren und eine gezielte Suche und Facettierung (Filterung) zu ermöglichen.

Der Branchenverband tekom hat im Frühjahr 2018 die erste Version eines branchenübergreifenden Standards für Metadaten veröffentlicht, die den Content klassifizieren: Der iiRDS, Intelligent Information Request and Delivery Standard. Der iiRDS kann in SCHEMA ST4 als Taxonomie importiert werden und für die Auszeichnung des Contents genutzt werden.

Der Standard bestimmt aber nicht nur die möglichen Klassifizierungen, sondern regelt auch die Struktur der Importdaten für ein Content Delivery Portal. Damit wird es möglich, aus beliebigen Datenquellen Content Delivery Portale unterschiedlicher Hersteller zu befüllen, die diesen Standard implementiert haben.

Neben den strukturiert vorliegenden Inhalten gibt es häufig auch große Mengen an unstrukturierten Daten, die ebenfalls im Content Portal bereitgestellt werden sollen. Typischerweise sind das Zuliefererdokumente im PDF-Format, Schulungsunterlagen als PowerPoint-Dateien etc. Um diese Daten ebenfalls im CDS nutzen zu können, müssen auch diese klassifiziert und gegebenenfalls angepasst werden. Wir unterstützen Sie darin, die Inhalte mit den erforderlichen Metadaten anzureichern. Wenn Sie SCHEMA ST4 als Redaktionssystem einsetzen, können dafür die Taxonomien genutzt werden.

CDS Publikationen und CDS Front End

Für den SCHEMA CDS benötigt man eigene Publikationsstrecken. Diese können mit dem SCHEMA Online Media Designer (OMD) entwickelt und an die Corporate Identity angepasst werden. Als SCHEMA Beratungsdienstleister haben wir die dafür erforderlichen Experten im Haus. Auch das Front End des SCHEMA Portals kann angepasst und lokalisiert werden.

Darüber hinaus lassen sich im HTML für den CDS weitere Funktionalitäten umsetzen, wie z.B. automatische Verknüpfung von Dokumenten über referenzierte Bestellnummern, kontextabhängig generierte Links von Troubleshooting- oder Beschreibungsinhalten zu den entsprechenden Handlungsanweisungen, etc.

Anpassungen der SCHEMA READER App

Die SCHEMA READER APP wird mit einem SCHEMA Design ausgeliefert. Der SCHEMA READER kann in vielfältiger Weise mit Hilfe des OMD (Online Media Designer) an Ihr Corporate Design angepasst werden. Diese Anpassungen führen wir für Sie durch oder unterstützen Sie darin, Anpassungen selbst durchzuführen.

Unsere kundenspezifischen Trainings sind, wie es der Name sagt, in der Tat auf die Anforderungen des jeweiligen Kunden zugeschnitten.

Zielgruppe und Vorkenntnisse

In der Regel ST4-Anwender, die nur geringe Kenntnisse oder kein Vorwissen rund um SCHEMA ST4 haben oder generell in der Arbeit mit einem Redaktionssystem ungeübt sind.

Typische Inhalte

Je nach Ihrer ST4 Konfiguration stellen wir uns auf die erforderlichen Aspekte ein. Des Weiteren stimmen wir Umfang, Tiefe und geplanter Dauer des Trainings mit Ihnen ab. Folgende Themen sind in der Regel Trainingsbestandteil:

• Grundlagenwissen
  Grundprinzipien eines Redaktionssystems, Single-Source-Publishing, Anwendungsszenarien für Metadaten in der Technischen Redaktion.

• Schema ST4 Grundlagen
  ST4 Oberfläche, Aufbau und vorhandene Strukturierung des Infopools, Knoten, Knotenklassen, Ressourcen

• Modularisieren in ST4
  Möglichkeiten und Beispiele des eingesetzten Modularisierungskonzepts, Wiederverwendung von Knoten und Fragmenten, Unterschied von Wiederverwendung vs. Inhaltsverknüpfung.

• Inhalte erfassen in ST4
  Arbeiten mit dem oder den eingesetzten Editor/en, Vorstellen des Elementekatalogs und Verwendung der zulässigen Elemente gemäß vorhandenem Leitfaden. Bei Bedarf Einsatz von Variablen, verschiedene Möglichkeiten mit Querverweisen zu arbeiten
• Umgang mit Metadaten
  Zuweisen von Metadaten und/oder Taxonomien
• Publikationen
  Aufbau von Projekten, Anlegen von Projekten („Koffer und blaue Bücher“), Anlegen von Publikationen
• Suchmöglichkeiten in ST4
• Umgang mit Grafiken in ST4
  Grafiken importieren, sprachneutral oder sprachabhängig, Arbeiten mit Grafikgruppen
• Funktionen des Designer (bzw. BasicLine) Client
  Nachträgliches Anpassen des Layouts der PDF-Publikation mit dem Layout Recall.

Redaktionelles Basiswissen zu Standardisierung und Modularisierung wird häufig vorausgesetzt. Wir stellen jedoch immer wieder fest, dass es sehr hilfreich ist, im Rahmen der Einführung eines CMS nicht nur den Funktionsumfang des Redaktionssystems und die vielfältigen Anwendungen zu schulen, sondern auch die Grundlagen redaktioneller Arbeit.

Die Methode Funktionsdesign ist ein Standard, der weit verbreitet Anwendung findet und zum Kanon vieler Aus- und Weiterbildungen für Technische Redakteure gehört. Die Grundgedanken finden sich z. B. auch in der ISO 82079 wieder, der Norm für die Erstellung von Informationsprodukten. Der Ansatz ist ebenso zu finden im Elementkatalog der Schema DTD.

Zielgruppe und Vorkenntnisse

Redakteure, die als Quereinsteiger die Grundprinzipien des Funktionsdesigns kennenlernen und künftig anwenden wollen oder die ihr Wissen zu dieser Standardisierungs-, Strukturierungs- und Schreibtechnik auffrischen möchten.

Inhalte

Die Schulungsinhalte orientieren sich im Wesentlichen an der Methode Funktionsdesign und der konkreten Ausgestaltung eines vorhandenen Redaktionsleitfadens, der auf Basis des Funktionsdesigns entwickelt wurde.

• Qualitätsmerkmale einer Technischen Dokumentation
• Der kommunikative Ansatz: Reden gleich Schreiben ist Handeln. Sprachliche Handlungen in Anleitungen
• Die 4 Ebenen des FD: Informationsprodukt, Sequenzmuster, Funktionale Einheit, Auszeichnungselement
• Wesentliche Funktionale Einheiten des FD
• Grundlegende Unterscheidung von Beschreibung und Instruktion
• Ergänzende Schreibregeln: Aktiv vs. Passiv, Gebrauch von Modalverben, etc.
• Mögliche Umsetzung in einem RLF

Die Themen werden durch Übungen ergänzt. Je nach Umfang des Trainings können eigene Beispiele zur Analyse und Optimierung bearbeitet werden. In Absprache können einzelne Themen auch vertiefend behandelt werden. 

In einem Grundlagen-Training können nicht alle Möglichkeiten und Anforderungen sinnvoll gezeigt werden, die sich aus der Arbeit mit Schema ST4 ergeben. Dazu bieten sich Trainings mit Schwerpunktthemen an. Damit Sie selbst zu einem ST4 Experten werden!

Zielgruppe und Vorkenntnisse

Redakteure mit grundlegenden Kenntnissen in ST4

Mögliche Trainingsinhalte können sein:

• Variantenmanagement
  Wir erklären und demonstrieren Variantenmanagement auf modularer und submodularer Ebene, den Einsatz von Fragmenten, Fragmentgruppen und Grafikgruppen, den Aufbau und Einsatz von Taxonomien, die Arbeit mit Maximaldokumenten und Filterfunktion, den Einsatz von Variablen, und zeigen die Möglichkeiten und Grenzen der unterschiedlichen Ansätze auf.

• Arbeiten mit dem CallOut-Designer
  Der CallOut-Designer ist eine ST4-Funktion zur Bearbeitung von Grafiken. Die typischen Positionslinien bei Inventarisierungsgrafiken (sogenannte CallOuts) können im CallOut-Designer mit einer Textebene versehen werden. Diese Texte können über den regulären Übersetzungsworkflow übersetzt werden. Diese Funktion eröffnet neue Möglichkeiten in der Gestaltung von Grafiken.
  
  Im CallOut-Designer-Modul gehen wir auf die Möglichkeiten der direkten Grafikbearbeitung in ST4 ein. Wie erzeuge ich damit sprachunabhängige Grafiken? Welche Möglichkeiten für sprachabhängige Inhalte bietet der CallOut-Designer? Welche Möglichkeiten bietet diese Funktion noch und wo sind die Grenzen? Was sind typische Hindernisse, die in der Erzeugung zu beachten sind?

• Übersetzungsmanagement
  Wir zeigen, wie Sie den Übersetzungsbedarf für ein Projekt ermitteln, validieren und schließlich die Daten exportieren und wieder importieren können. Sie lernen, welche Rahmenbedingungen Sie beachten müssen, damit Übersetzungen mit nachgelagerten Translation-Memory-Systemen reibungslos funktionieren. Wir zeigen die typischen Hürden im Übersetzungsprozess auf, z. B. die Berücksichtigung der Language.XML, Übersetzung von Autotexten.

• Verarbeitung von großen Datenmengen
  SCHEMA ST4 bietet einige Funktionen, um größere Datenmengen über Importfunktionen zu verwalten und zu aktualisieren. Typische Anwendungen sind z. B. umfangreiche Tabellen mit technischen Daten. Was ist erforderlich, um mit Datenknoten arbeiten zu können und Inhalte in selbige zu importieren? Wie muss eine Importdatei beschaffen sein? Wir zeigen die Voraussetzungen, aber auch die Grenzen auf.

• Arbeiten mit dem PLD/OMD
  Der Page Layout Designer PLD ist das Werkzeug in ST4, mit dem die Publikationsstrecken für PDF, InDesign oder Word erzeugt bzw. angepasst werden. Wir erläutern das grundsätzliche Prinzip des PLD und wie man typische Anpassungen vornimmt, wie z. B. Schrift verändern, Logo austauschen, Kopfzeilen anpassen, etc. Beispiele, die auch aus dem Teilnehmerkreis kommen können, werden in praktische Übungen umgesetzt.
  
  Der OMD ist das Werkzeug in ST4, mit dem Inhalte typischerweise in HTML 5 publiziert werden. Wir erklären das Grundprinzip zur Anpassung und Erweiterung der Layouts. Anhand konkreter Beispiele führen wir praktische Übungen durch.