Susanne, wie kam es zu der Idee, einen Übersetzungs- und einen Revisionsleitfaden zu erstellen?

2017 haben wir in regelmäßigen Teamsitzungen mit der Geschäftsführung unsere internen Prozesse beleuchtet. Unser Übersetzungsmanagement ist in den letzten zwei Jahren stark gewachsen. Viele frische Ideen also. Im Team arbeiten nun sieben Projektmanagerinnen. Gemeinsam haben wir unsere internen Prozesse analysiert und Optimierungsmöglichkeiten festgehalten.

Es ging um die Qualitätssicherung im Übersetzungsprozess, insbesondere in der Zusammenarbeit mit den Übersetzern bei der Durchführung einer Revision. Ein wichtiger Punkt, wenn Übersetzer und Revisoren an einem Auftrag arbeiten und es sich um komplexe Dokumente handelt. Nicht nur für unsere Rezertifizierung nach ISO 17100, sondern auch für einen reibungslosen Workflow mit den externen Übersetzern und Agenturen sollten die Schritte genauer dokumentiert werden. So entstanden beide Leitfäden.

Was waren die wichtigen Punkte, die ihr im Leitfaden festhalten wolltet?

Im Übersetzungsleitfaden sind zum einen unsere Erwartungen an externe Übersetzer konkret beschrieben, z. B. was die sprachliche und fachliche Kompetenz eines Übersetzers betrifft, aber auch organisatorische Punkte. Wie der Übersetzungsprozess im Detail ablaufen soll: von der Auftragsannahme via Plunet, unserem Projektmanagementportal, dem Einsatz der verschiedenen CAT-Tools bis zur Lieferung der fertigen Übersetzung an uns Projektmanager. Obwohl unsere Übersetzungsprojekte meist sehr individuell sind, gibt es einige Punkte, die wir grundlegend festlegen konnten.

Dies sind:

• Hinweise zur Benennung von Normen, z. B. sind DIN-Normen nicht durch landesspezifische Normen auszutauschen, hier gilt die Norm des Ausgangstexts
• Schreibweise von Zahlen und Maßeinheiten
• Hinweise für die Arbeit mit CAT-Tools, wie z. B. der Umgang mit Tags und Feldwerten in SDL Trados Studio
• Arbeit mit Terminologiedatenbanken, wie die Terminologieerkennung in Trados oder CrossTerm in Across
• und nicht zuletzt eine Checkliste zur Qualitätsprüfung vor der Endlieferung der Übersetzung an uns zurück

Der Revisionsleitfaden ist ähnlich aufgebaut. Auch hier haben wir
u. a. unsere Erwartungen an die sprachliche und fachliche Kompetenz des Übersetzers sowie die Erreichbarkeit während der Auftragsabwicklung dokumentiert. Die Abwicklung eines Revisionsauftrags und das eigentliche Vorgehen bei der Revision machen auch dieses Dokument sehr wertvoll für unsere Zusammenarbeit.

In beiden Leitfäden haben wir viel Dokuwerk Know-how gebündelt. Hinter allen Punkten steht unsere Motivation, ein qualitativ hochwertiges Ergebnis an unsere Kunden zu liefern.

Beide Dokumente sind schon ein paar Monate im Einsatz. Wie sind die ersten Erfahrungen damit? Und was wünscht ihr euch für die Zukunft?

Die Leitfäden haben wir in Deutsch und Englisch allen Übersetzern und natürlich auch unserem Team zur Verfügung gestellt. Sie sollen ein Hilfsmittel für eine effiziente Durchführung der Aufträge und eine verbindliche Grundlage zur Bearbeitung der Projekte sein. Das ist uns gelungen.

Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren externen Übersetzern war uns immer schon sehr wichtig. Das soll so bleiben. Wir schätzen die Kompetenzen jedes einzelnen Übersetzers sehr. Um beide Leitfäden aktuell zu halten, haben wir auch um Feedback gebeten. Und wir haben einen Prozess etabliert, wie wir die Aktualisierungen zeitnah an alle kommunizieren. Wir wünschen uns, dass dieser Austausch lebt. Wissen ist gut. Teilen besser! Diese Weisheit kommt von Dokuwerk. 

Susanne Rahn

arbeitet bereits seit sieben Jahren als Projektmanagerin für Übersetzungen bei Dokuwerk und hat die Erstellung des Dokuwerk Übersetzungs- und Revisionsleitfadens in die Hand genommen. 

Welche Unterstützung Dokuwerk für Übersetzungen anbietet, lesen Sie unter Übersetzungsdienstleistungen.