Die Nutzung von Smartphones und Tablets ist selbstverständlich geworden. Ihre hohe Verbreitung und die immer besser werdende Internetverfügbarkeit führen zu einem grundlegenden Wandel in der Art wie wir kommunizieren. Dr. Michael Fritz, Geschäftsführer der tekom, spricht von ubiquitären (allgegenwärtigen) Daten. Gleichzeitig gelingt es Produktionsunternehmen immer besser, Produkte individualisiert und dennoch effizient herzustellen. Diese Trends erhöhen die Anforderungen, Informationen aktuell und zielgruppenorientiert bereit zu stellen.

Content Delivery Portale CDP – Konzepte und Anforderungen

Mit Content Delivery soll eine Lücke geschlossen werden, die zwischen Content Management, Inhalten aus DMS und Produktdatenbanken einerseits sowie internen und externen Unternehmensportalen andererseits besteht. Der Ansatz für CDP geht dahin, Daten in einer eigenen Infrastruktur aus diesen Systemen zusammenzuführen und intelligent bereitzustellen. Aber was bedeutet das? Welche Anforderungen hat der Nutzer an die bereitgestellten Daten? Und welche Funktionen muss eine CDP-Software bereitstellen?

Hier ein Überblick: Informationen sollen

• gezielt über eine Volltextsuche ermittelt werden können.

Um die Trefferquote gegenüber einer Volltextsuche zu erhöhen und um eine befriedigende Performance zu erzielen, können eine Indexierung sowie semantische oder linguistische Methoden zum Einsatz kommen.

• über eine Facettensuche selektiert werden.

Die Facettensuche hilft dem Anwender bei der Recherche nach einem bestimmten Inhalt. Dies ist über eine Navigationsstruktur oder über Filtermechanismen möglich. Es werden z. B. keine vollständigen Anleitungen oder einzelne Kapitel einer Anleitung zur Verfügung gestellt, sondern in sich abgeschlossene Topics.

• online und offline verfügbar sein und zeitnah bereitgestellt werden.

Dafür sollte ein On-/Offline-Aktualisierungsmodus implementiert sein.

• auf verschiedenen Endgeräten dargestellt werden.

Unterschiedliche Publikationskanäle und –formate müssen bedient werden können.

• je nach Nutzergruppe und Situation kontext-abhängig bereitgestellt werden.

Das kann z. B. über eine User-Verwaltung (Login) geschehen.

• Nutzer sollten reagieren können.

Eine Kommentarfunktion sollte gegeben sein. Der kommentierte Inhalt soll dann auch wieder für den Urheber abrufbar sein.

Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Aber es wird deutlich: Die gedruckte Betriebsanleitung, die den gesamten Produktlebenszyklus und verschiedene Zielgruppen anspricht, wird damit Old-School. Dies gilt analog auch für andere Informationsträger.

Metadaten und nochmals Metadaten: iiRDS und in³

Bisherige Anstrengungen im Content Management zielen vor allem darauf ab, Prozesse der Datenpflege zu optimieren. Für die Nutzung in einem CDP müssen jedoch Modularisierungs- und Filterkonzepte zur Wiederverwendung (Variantenmanagement) darauf geprüft werden, ob sie für die topic-orientierte Bereitstellung taugen. Vor allem müssen die Informationen intelligent gemacht, sprich mit Metadaten angereichert werden, um z. B. die Verteilung im CDP zu automatisieren und eine gezielte Suche und Facettierung zu ermöglichen. Die Fülle an Metadaten wird daher stark zunehmen. Und diese müssen verwaltet und aktualisiert werden.

Der Branchenverband tekom hat die Arbeitsgruppe „Intelligente Information“ initiiert. Diese hat zum Ziel, einen branchenübergreifenden Standard (iiRDS: Intelligent Information Request and Delivery Standard) für Metadaten zu definieren, der den Content klassifiziert. Mit der Initiative in3 möchte die tekom Industrie und Gesetzgebung dazu motivieren, die Bereitstellung von Nutzerinformation differenzierter zu betrachten: Neben der Papierform soll auch die digitalen Bereitstellung von Informationen etabliert werden. Ein erstes Ergebnis liegt als tekom Richtlinie eDok vor.

Die Digitalisierung ist in der Dokumentationsbranche angekommen

Alle namhaften CMS Hersteller haben mittlerweile eine CDP-Lösung in ihr Portfolio aufgenommen. Die Initiativen der tekom und auch das große Interesse am Thema zeigen: Die Digitalisierung ist mit CDP im Zentrum der Dokumentationsbranche angekommen. Bis Inhalte über ein CDP in der Breite zur Verfügung stehen, ist aber noch viel zu tun. Auch wenn der iiRDS Standard greift, stehen Unternehmen z. B. vor der Aufgabe ihre produktspezifischen Metadaten zu definieren und den Content damit anzureichern. Auch ist klar, dass der vorliegende strukturierte Content nur die Spitze des Eisbergs bildet. Viele Inhalte liegen in einem unstrukturierten Format wie PDF vor. Wie den Anforderungen an Aktualität und Feedback begegnet werden soll, wirft auch Fragen zur Qualitätssicherung auf.

Wiederverwendung - Schnee von gestern?

Bis die Wiederverwendung von Inhalten tatsächlich Schnee von gestern ist und jedes Topic nur noch genau einmal im CDP bereit steht, ist noch ein ganzes Stück Weg zu gehen. Die intelligente Bereitstellung von Informationen wird sicherlich gängige Praxis im B2B-Bereich werden – zu einleuchtend sind die Vorteile, die dieser Ansatz bietet.