Wir feiern Jubiläum!

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, Kategorien: Dokuwerk: Backstage
Abstimmung für den Übersetzerleitfaden

 

Unser PLUNET Projektmanagementsystem für Übersetzungen ist jetzt 5 Jahre bei Dokuwerk im Einsatz! Im Rahmen deiner Masterarbeit hast du 2013 das Projekt, ein passendes Tool für das Dokuwerk ÜM-Team einzuführen, geleitet. Was waren die Gründe für die Einführung?

 

Die Idee kam von der Dokuwerk Geschäftsführung. Und auch für die Teamleiterin Bettina Weinmann war es sehr wichtig, ein geeignetes Tool zur Unterstützung des wachsenden Teams im Übersetzungsmanagement (im folgenden ÜM genannt) zu finden. Die ÜM-Abteilung hat sich seit 2008 kontinuierlich vergrößert. Ein wachsender Kundenstamm und die zunehmende Nachfrage nach Übersetzungsdienstleistungen ließen auch die Anzahl an Übersetzern in unserer Datenbank ansteigen. Um alle Aufträge weiter in gewohnter Dokuwerk Qualität abzuwickeln, brauchte das Team nicht nur einen neuen Blick auf das gemeinsame Projektmanagement, sondern auch Unterstützung durch eine Software.

 

Wichtig waren uns eine übersichtliche Dokumentenablage, ein verbessertes Ressourcenmanagement und Transparenz der Projekte für das gesamte Team. Damit sollte die Basis für eine effiziente Arbeitsweise zur Abwicklung der Kundenanfragen entstehen. Diese Punkte konnten wir mit dem Plunet Projektmanagement umsetzen. Übrigens einer der Marktführer aus Deutschland, die ihre Software stetig weiterentwickeln – auch ein wichtiges Auswahlkriterium für Dokuwerk.


Was hat sich mit dem Projektmanagementsystem verbessert?

Unsere Anforderungen für einen effizienten Projektablauf konnten wir 1 zu 1 mit Plunet umsetzen. Wir sparen viel Zeit bei der Abwicklung der Anfragen, Übersetzersuche und der internen Projektarbeit. Rechnungen und Bestätigungen werden z. B. per Mausklick abgeschickt – alles Vorteile, die wir uns mit individuellen Workflows eingerichtet haben. Dafür haben wir uns auch in der Einführungsphase die Zeit genommen und Schritt für Schritt festgelegt, wie wir zukünftig Projekte abwickeln wollen und wie unser Übersetzungsprozess mit dem Tool aussehen soll. Das hat sich gelohnt! Unsere Korrespondenz mit Kunden und Übersetzern läuft nun überwiegend über das Kundenportal ab. Besonders bei Großprojekten mit Übersetzungen in 27 Sprachen und vielen Beteiligten gelingt uns so der reibungslose Projektablauf.

 

Aber nicht nur für die externe Kommunikation, auch für unsere internen Abläufe haben wir uns ein System geschaffen, in dem Checklisten und Vorlagen aktuell zur Verfügung stehen und die Projekte für alle im Team übersichtlich abgelegt sind.

 

Wie wurde das Portal von den Kunden angenommen?

Sehr gut. Einer unserer größten Kunden mit mehreren Standorten und Zielsprachen hatte schon damals den Wunsch geäußert, ob wir ein Kundenportal für mehr Übersichtlichkeit und Transparenz in unseren Prozess einbauen könnten. Das Portal haben wir seit der Einführung immer weiter an die Anforderungen unserer Kunden angepasst. Viele Kunden nutzen das Portal, um Anfragen zu stellen, Kosten einzusehen und haben dann eben auch die Übersicht über den Auftrags- und Lieferstatus ihrer Übersetzungen.


Sabrina Luwich (links im Bild) und ihre Kollegen im Übersetzungsmanagement
Sabrina Luwich (links im Bild) erklärt die Vorteile des Plunet Kundenportals

Was wünscht ihr euch für die Zukunft? Wo seht ihr noch Bedarf?

Im ÜM-Team sind wir sehr zufrieden mit den Möglichkeiten, die uns die Projektmanagementsoftware für unsere Abläufe bietet. Ein (ÜM-)Leben ohne dieses Kundenportal? Nie wieder. Aber im Ernst, Plunet entwickelt sich ständig weiter, es gibt einige neue Funktionen, die auch für uns sehr interessant sind, z. B. automatisierte Workflows. Inwieweit diese in unsere doch sehr individuelle Auftragsabwicklung passt, werden wir uns anschauen. Mitte Mai habe ich am PLUNET SUMMIT teilgenommen, der zum zweiten Mal in Berlin stattfand. Dort wurden neben Entwicklungen und Trends unserer Branche auch neue Funktionen der Software besprochen und vorgestellt. Interessant war auch der Austausch mit anderen Sprachendienstleistern über alle Themen rund um das Übersetzungsmanagement.

 

Wo wir bei Dokuwerk tatsächlich noch Bedarf sehen, ist die Nutzung des Portals für Erstanfragen. Hier bevorzugen die Neukunden momentan eher noch die Anfrage per Mail oder Telefon. Klar sind wir für unsere Kunden auf diesem Weg immer erreichbar. Wir haben aber die Erfahrung gemacht, dass viele Rückfragen für ein passendes Angebot schon über das Anfrageformular des Kundenportals geklärt werden können. Also haben wir uns überlegt, in einem kurzen Video das Portal und den Nutzen für unsere Kunden bei Erstanfragen zu zeigen. In Kürze sollen noch weitere Tutorials folgen, die die Vorteile erläutern. Denn wir sind von den Möglichkeiten des Portals für eine effiziente Arbeitsweise überzeugt - für uns und unsere Kunden.

 

Vielen Dank, Sabrina.

 

 

Unser Dokuwerk Video In 5 Schritten zum Übersetzungsangebot


Sabrina Luwich

 

arbeitet bereits seit fünf Jahren als Projektmanagerin für Übersetzungen bei Dokuwerk. Seit diesem Jahr leitet sie das Übersetzungsmanagement bei der Dokuwerk KG.

 

Welche Unterstützung Dokuwerk für Übersetzungen anbietet, lesen Sie unter Übersetzungsdienstleistungen.